El Pulso Laboral

Lunes 25 mayo 2015

02:30 pm

Mundo Laboral

Reuniones laborales más productivas, ¿cómo hacerle?

Por: Redacción/El Pulso Laboral

En el mundo laboral, las reuniones de trabajo fomentan la colaboración de todos los empleados y pueden ser el método más efectivo para compartir información vital.

Sin embargo, un estudio reciente arrojó que un 37 por ciento del tiempo de los empleados se invierte en reuniones y el promedio va cada vez más en aumento dentro de las organizaciones, y para muchos el lado negativo de las reuniones dificulta o retrasa la acción.

Por ello, Mark Roberts, jefe la Oficina de Marketing de Shoretel, identificó nueve situaciones para aplicar para que las reuniones sean exitosas y efectivas, tanto en equipo como en cada participante.

Explica que una de las principales razones por las cuales las reuniones se ven como una pérdida de tiempo es la falta de una agenda, ya que si se contara con una se marcarían tópicos a cubrir, metas, asistentes y materiales necesarios.

Además, el adoptar tecnologías, tanto de videoconferencia o vía web para tener una agenda como un recordatorio virtual de las actividades de la reunión, en las cuales se pueden hacer preguntas o consultas en línea.

Otro de los puntos referidos por Roberts es el de la puntualidad, y debido a que esperar a los que llegan tarde incomoda, recomienda no posponer el inicio de la reunión, pues los que se demoren podrán revisar la trascripción o las notas de lo que se han perdido.

En un comunicado, señala que el líder de la reunión puede presentar a los asistentes o dejarlos presentarse entre ellos, con una breve descripción de sus roles y responsabilidades.

Además se deberá pedir a los participantes desactivar o apagar dispositivos móviles durante la reunión, y el jefe cerrar aplicaciones para no mostrar ante el grupo sus mensajes entrantes o comunicaciones recientes.

Siempre mantener el objetivo de la reunión, aunque la conversación se desvíe de la agenda, se tiene que retomar el punto relevante y tomar nota de otras cuestiones que puedan haber surgido para discutir en el futuro. No se debe ser excesivamente cordial, pues se hará menos productiva la reunión.

También recomienda indicar cuando se esté a la mitad de la reunión y un aviso 10 minutos antes del final para que la reunión se mantenga enfocada y les recuerde a los participantes lo que deben lograr antes del final.

Otro punto importante es que se deben identificar los objetivos que fueron alcanzados, así como definir los próximos pasos y asignar responsabilidades a cada uno de los participantes.

Durante la reunión, Mark Roberts sugiere tomar notas y posteriormente resumir y distribuirlas entre los asistentes antes de las siguientes 24 horas; en este punto las videoconferencias permiten grabar y trascribir las reuniones.

Dichas acciones reflejarán liderazgo y crear una agenda, resumir notas y enviar correos electrónicos de seguimiento demuestra a las personas el tiempo y atención invertido, por lo que se lograrán reuniones más productivas y se asegurará que las ideas y proyectos discutidos lleguen a resultados concretos, concluye.

 

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